Образец письма-подтверждения о сотрудничестве. Общие правила написания предложения

В первую очередь нужно помнить о том, что письмо является своего рода «крючком», основная задача которого «зацепить» партнера/заказчика/клиента. Поэтому оно должно быть интересным, содержательным, грамотным. Идеальный вариант, если после прочтения письма адресат сделает запрос на коммерческое предложение или прайс с перечнем товаров и услуг.

Несмотря на то, что письмо относится к официальному документообороту и является частью официальной деловой корреспонденции, стандартного, унифицированного бланка такого послания нет. Письмо о сотрудничестве составляется в свободном виде или же по шаблону, разработанному внутри предприятия, исходя из задач, потребностей и возможностей компании. При его составлении рекомендуется следовать некоторым простым правилам делопроизводства, деловой этики и русского языка.

В начале письма желательно обращаться к определенному человеку, применив эпитет «уважаемый» («Уважаемый Владимир Иванович!», «Уважаемая Белла Викторовна!» и т.д.).

Конечно, для этого заранее необходимо узнать имя, отчество и должность требуемого сотрудника. Затем можно приступать собственно к письму.

Здесь следует отметить то, что некоторые эксперты советуют писать к тексту заголовок, но это необязательно, особенно учитывая то, что плохо составленный заголовок может обернуться против отправителя (адресат может просто не заинтересоваться дальнейшей информацией). Поэтому мы этот этап минуем.

Содержание основной части письма о сотрудничестве

Основная часть письма должна содержать в себе суть предложения. Тут надо избегать размытых или витиеватых фраз, слишком длинных и запутанных предложений, специальной терминологии. Все должно быть четко, понятно и предельно лаконично.

Акцент следует ставить на отличительные черты и выгодные особенности товара или услуги.

В информации о самой организации-отправителе достаточно ограничиться годом, с которого она начала работать и перечислением основных видов деятельности, все остальное на данном этапе будет лишним. Зато можно назвать действующих клиентов предприятия, которые могут дать о нем положительные отзывы (желательно, чтобы это были компании с именем «на слуху»). В конце письма рекомендуется дать ссылку на сайт, где потенциальный партнер сможет найти и изучить все интересующие его дополнительные сведения.

Следует выдерживать побудительную интонацию в письме, но не перегибать палку – текст должен быть корректным и ни в коем случае не навязчивым.

Если текст слишком длинный, его необходимо разделить на абзацы или короткие пункты – так восприятие будет более полным. Основные темы и посылы желательно расположить в начале или конце, т.к. эти части легче всего запомнить.

Как показывают исследования, получатели подобных писем готовы тратить на их прочтение не более минуты (и это в лучшем случае).

Составляя письмо с предложением о сотрудничестве, не надо забывать о том, что его объем не должен превышать одну страницу, поэтому не нужно стремиться втиснуть в письмо все, что известно о предприятии, товаре или услуге.

Предложение сотрудничества образец. Польза от составления письма с предложением о сотрудничестве

Началом любой сделки является оферта, или предложение. Это очевидно всем, не только юристам. Офертой называется предложение заключить договор о сотрудничестве. Обычно она составляется в письменном виде и содержит все условия соглашения. Письмо с предложением о сотрудничестве ― пример искусства деловой коммуникации: от этого документа во многом зависит исход сделки.

В наше время получила широкое распространение такая разновидность оферты, как официальное письмо о сотрудничестве. Оно являет собой гармоничное сочетание традиционных деловых элементов, которые присутствуют во многих документах, уникального торгового предложения и рекламного описания того, что предлагается (работы, товара, услуги).

Документ о сотрудничестве нацелен на то, чтобы компания, которую вы выбрали в качестве потенциального партнера, заинтересовалась выгодными условиями, и сделка состоялась бы.

Кто обычно занимается составлением текста предложения о сотрудничестве? К примеру, это может быть уполномоченный работник компании или человек, возглавляющий отдел развития. В любом случае итоговый материал должен быть одобрен руководителем предприятия (а в некоторых случаях он самостоятельно составляет подобные документы). Адресатом предложения о сотрудничестве является директор фирмы, которой предлагают партнерство, его заместитель или другой работник, обладающий полномочиями для принятия решений по данным вопросам. Впрочем, что бы ни было написано в «шапке» письма, итоговое решение по оферте принимает глава фирмы.

Основное при составлении предложения о сотрудничестве ― это сделать его достаточно привлекательным, чтобы зацепить возможного партнера. К тексту данного документа предъявляются требования содержательности, грамотности и интересности для адресата. В идеале после получения оферты компания должна запросить у вас коммерческое предложение или прайс-лист по вашей продукции (услугам).

И хотя письмо-предложение о сотрудничестве является одним из примеров официальных документов, для него не существует общепринятого шаблона: оно составляется в свободной форме или в соответствии со стандартами конкретной компании. Цели и возможности предприятия, которому адресуют такую оферту, могут быть очень разными, поэтому и нет единого примера документа, одинаково подходящего для любых ситуаций. Обязательным является лишь соблюдение грамматических правил русского языка, соответствие текста нормам бизнес-этики и стандартам делопроизводства.

Письмо-подтверждение участия в мероприятии. Образец письмо об участии в заседании. Официальное письмо об участии в мероприятии Письмо согласие на участие в мероприятии

Образец письма-сообщения (приводится только текст, оформление письма аналогично примеру выше по ссылке) Сообщаем, что программный комплекс «Карпуль» находится в эксплуатации в течение трех месяцев. В ваш адрес письмом общества от 28.08.2014 № 08-21/942 уже была направлена информация о возникших трудностях в ходе использования комплекса. Дополнительных замечаний и предложений не имеем. Еще пример письма-сообщения ОАО «Пурпур», рассмотрев Ваше предложение по размещению документов структурных подразделений общества в архивном центре по адресу г. Омск, ул. Электролесовская, 155, считает создание единого архивного центра нецелесообразным. Письмо-извещение – основной целью является сообщить о публичном мероприятии, например, о совещании, конференции, выставке, семинаре, бизнес-туре и т.п.

Письмо согласие на участии в заседании

Деловые письма (памятка)

Характер стилистического изложения определяется коммуникативной традицией, установившейся в процессе письменного взаимодействия между партнерами – она может быть подчеркнуто официальной, а может – неформально-дружеской. Единого стандарта здесь не предусмотрено. Справка Письмо-извещение Отдельную разновидность письма-сообщения представляет собой извещение. Это служебное послание, основной целью которого является донесении информации о времени и месте проведения различных публичных мероприятий: совещаний, конференций, заседаний, семинаров и т.п.
Рассылка извещений производится чаще всего большому количеству адресатов для привлечения их к участию в планируемом публичном мероприятии.

Составляем письмо-сообщение

Впишите исходящий регистрационный номер, дату письма-подтверждения, а также входящий регистрационный номер и дату документа, ответ на который составляется вашей организацией. 5 Напишите тему служебного письма. Название письма-подтверждения не указывается. 6 В правом верхнем углу письма-подтверждения укажите наименование предприятия, фамилию, имя, отчество руководителя компании, являющейся партнером, занимаемую им должность в дательном падеже. 7 Посередине листа обратитесь к руководителю компании-адресата по имени и отчеству. К примеру, «Уважаемый Иван Иванович!». 8 В содержании письма-подтверждения укажите, какую информацию или документацию вы получили.
Впишите, что вы подтверждаете данный факт. Если вам на руки поступили документы, напишите их названия.

Образец информационного письма

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Ирина Россия, Дзержинск #1 10 сентября 2016, 20:06 Оценок нет Здравствуйте!Подскажите как написать письмо-согласие на участие в заседании Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Mira Россия, Владивосток #2 13 сентября 2016, 7:59 в ответ на письмо № сообщаем о готовности принять участие в заседании » таком-то таком-то» просим сообщить в рабочем порядке место проведения и время.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… « Первая ← Пред.1 След.
Инструкция 1 В левом верхнем углу впишите полное наименование предприятия в соответствии с учредительными документами или фамилию, имя, отчество физического лица в соответствии с документом, удостоверяющим личность, если фирма является индивидуальным предпринимателем. 2 Укажите адрес компании (почтовый индекс, область, город, населенный пункт, название улицы, номер дома, корпус, офис). Напишите идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет в налоговый орган, основной государственный номер налогоплательщика, код предприятия в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций. 3 Впишите номер контактного телефона компании, адрес электронной почты. Если у организации имеется герб, поставьте его в шапке документа.

Внимание

Бронирование: номера с до (дата) на одного человека и номеров на двоих стоимостью конференц-залы на лиц с до (дата) стоимости за день. Питание: обед в 1230 на лиц, стоимость учитывает также оплату за предоставленные услуги. Оплата: в гривнах. Фирма: (название). Приложение: проспект заседания ТИПОВЫЕ оборот 1.

Мы с благодарностью подтверждаем получение. Вашего предложения от (дата) 2. Благодарны. Вам за повторную информацию о. Вашей специального предложения 3. Мы официально подтверждаем свое согласие и сообщаем, что 4 министерства образования и науки Украины подтверждает, что 5.
С благодарностью подтверждаем получение. Вашего запроса и хотим заверить, что мы заинтересованы в установлении взаимовыгодного сотрудничества с. Вами 6 сообщает, что. Ваш заказ мы получили (дата) и сразу же приступили к изготовлению (название товара) 7. Мы уверены, что своевременное выполнение.

Образец письмо об участии в заседании

Инфо

Приводятся конкретные детали о мероприятии (о времени, месте и условиях), имеющие целью привлечь к участию получателя письма. Образец письма-извещения Учебный центр «Папка» приглашает Вас принять участие в семинаре по теме «Перспективы налогового администрирования крупнейших налогоплательщиков». Семинар будет проводиться 08.02.2014 в 11-00 в здании ГОУ «Калининградская академия государственной службы» по адресу: г.

Калининград, ул. Гагарина, 127. Программа семинара прилагается. Регистрация участников будет проводиться с 10-00. Просим предварительно подтвердить Ваше согласие об участии в течение пяти дней. По всем вопросам обращайтесь в наш офис или по телефону 246-54-22.

Приложение: на 2 л. в 1 экз. Письмо-уведомление – несет в себе официальную информацию, представляющую ценность для адресата.
Образцы

По данной ссылке вы можете бесплатно скачать «Образец письма-подтверждения о сотрудничестве» в формате doc, размером 28 КБ. Еще больше полезных файлов можно найти внизу страницы. Письма-подтверждения составляют, когда есть необходимость подтвердить получение каких-либо документов. Письмо также может быть отправлено в подтверждение какого-либо факта, действия, телефонных переговоров. Обычно письма-подтверждения становятся гарантией того, что достигнутые устные договоренности или обещания остаются в силе. Кроме этого, с помощью подобного письма можно выразить уважение и проявить вежливость по отношению к партнеру. Письмо-подтверждение может носить и деловой, и личный характер.

Письмо-согласие

Предыдущая СОДЕРЖАНИЕ Следующая 719 Письмо-подтверждение Это разновидность служебного письма, в котором выражаем тот или иной факт: подтверждаем получение писем, переводов, ценных бумаг. Например: . Уважаемые господа! . Благодарим. Вас за предложение поставить (название товара), ее содержит. Ваше письмо от (дата), которого мы только получили и передали на рассмотрение в технического отдела.

Просим. Вас подождать несколько дней. Об окончательное решение мы сообщим. Вам дополнительно. С. Уважаемые господа!. Ибни товари. . Извините, но мы не можем согласиться на. Ваши условия.

С. Уважаемые / . Подтверждаем получение товаров, которые мы заказывали (№ 186-С от дата). Количество отгруженного товара соответствует накладной, а качество — образцам, которые мы получили в прошлом месяце. С. . Глубокоуважаемый господин! . В подтверждение нашей предварительной договоренности высылаем.

Письмо согласие на участии в заседании

Если переписка неформальна или если деловой партнер ваш друг, допустимы менее формальные формы приветствия. В письме целесообразно подтвердить детали соглашения, которое было достигнуто — дату, время, место. Будьте максимально конкретны. Укажите все детали, которые относятся к соглашению.

Данные могут обозначать ответственность за невыполнение конкретных задач или указывать на дела, которые требуют завершения. Если вы обращаетесь к кому-либо с просьбой взять на себя некую ответственность, попросите подтвердить согласие. Вы можете указать в письме, какого именно подтверждения вы ждете, письменно или устного.

Если есть необходимость, подтвердите получение информации или предмета. Например, «Я был рад получить». Завершить письмо следует изъявлением благодарности получателю. Например, «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями».

Напишите свое имя и подпишитесь.

Письмо-подтверждение

Внимание

С благодарностью подтверждаем получение. Вашего запроса и хотим заверить, что мы заинтересованы в установлении взаимовыгодного сотрудничества с. Вами 6 сообщает, что. Ваш заказ мы получили (дата) и сразу же приступили к изготовлению (название товара) 7. Мы уверены, что своевременное выполнение.

Как составить письмо-согласие?

Важно

Если вы отсылаете письмо по почте или с помощью факса, обязательно придерживайтесь следующих правил:

Пишите ответ только на фирменном бланке организации.
Убедитесь, что отказ заверен либо генеральным директором, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия.
Обязательно зарегистрируйте отказ, чтобы он имел официальную силу.

Если вы отправляете отказ по электронной почте, то большое значение имеет заголовок. Он позволяет составить первое впечатление о письме, и во многом задает настроение от прочтения. Если вы уверены, что ваш ответ будет прочитан, и планируете дальнейшие деловые отношения с адресатом, то постарайтесь избегать негативных формулировок в заголовке.

Вполне вероятно, что у вашего корреспондента не появится желания открывать письмо с заголовком вида «Отказ от участия в мероприятии», поэтому лучше использовать более нейтральный вариант.

Как выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме

Например: «О мероприятии», «Об участии в семинаре» и так далее. Содержание письма с отказом Чтобы вежливо выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме, необходимо соблюдать все нормы делового этикета. Обязательно начните с обращения, при этом ориентируйтесь на данные, указанные в приглашении. Если вы знаете имя и отчество корреспондента, то можно воспользоваться приветствием вида: Уважаемый Николай Николаевич! Бывает и так, что известны только фамилия и инициалы отправителя. В этом случае стоит ограничиться фамилией и принятым в России деловым обращением (господин, госпожа): Уважаемый г-н Николаев! Использовать инициалы не следует: это не только неряшливо смотрится, но и невежливо.

Образец письма-ответа

Например: Текст письма-согласия может состоять из одной части, если в письме-просьбе не содержалось обоснования. В тех случаях, когда, отвечая согласием на просьбу (запрос, предложение), автор письма одновременно считает необходимым уточнить, разъяснить, скорректировать действия, письмо-согласие может состоять из двух или более смысловых частей:

1-я часть – обоснование;
2-я часть– принципиальное согласие с предложением (просьбой, запросом);
3-я часть – дополнительные условия.

Например: В тексте письма-согласия могут использоваться следующие фразы: Сообщаем Вам, что … (или: В связи с … сообщаем Вам, что …); Доводим до Вашего сведения, что …; Информируем Вас о том, что …; Извещаем Вас о …; Готовы принять ваши условия …; Согласны рассмотреть ваши предложения … . Не возражаем против … и др. Например: По проекту ГОСТ Р «Унифицированные системы документации.
Это базовое правило делового этикета: вашего внимания достоин каждый, кто прислал вам письмо с приглашением. Отказ – явление повседневное, и за оскорбление не засчитывается. Но несоблюдение элементарных норм вежливости может существенно подпортить вам репутацию, особенно если вы будете отвечать таким образом всем деловым корреспондентам.
Проявляйте заинтересованность на каждом этапе. Если к приглашению прилагались дополнительные файлы, отметьте, что ознакомились с ними: Мы подробно рассмотрели представленное вами предложение… Мы внимательно изучили представленные документы… Только после того, как все позитивные посылы, включая благодарность за проявленный интерес, будут выражены, можно перейти к причине отказа. Указать ее необходимо непременно: это показывает вашу заинтересованность в мероприятии, от которого вы отказываетесь, и позволяет лишний раз проявить уважение к корреспонденту.

Письмо о согласии принять участие в мероприятии

Вы вынуждены отказать, но не хотите портить себе репутацию.Каждая из этих ситуаций потенциально опасна для вашего успеха. Но аккуратно составленное деловое письмо об отказе от участия в мероприятии поможет честно предупредить о своей позиции, не усугубляя текущего положения. Возможно, вы не укрепите отношения с партнером таким образом – но вы их и не испортите. Отказы – нормальная практика в деловом мире. Чем раньше вы научитесь корректно их преподносить, тем лучше. Как оформить письмо-отказ? Реквизиты любого делового письма с официальным отказом соответствуют обычным реквизитам для делового письма фирмы.

Темы:
Делопроизводство
Карьера секретаря

Вопрос Как правильно составляется письмо-согласие? Нужно ли в нем повторять содержание письма-запроса, как озаглавить такое письмо? Помощник руководителя, г. Волгоград Ответ Существует несколько правил, которые следует соблюдать при составлении этой разновидности писем:

Here is the text converted to HTML:

Учебный центр "Папка"

Приветствие

Уваженый [Фамилия], Вам cordially invites to participate in the seminar on the topic "Prospects of Tax Administration for Large Taxpayers" on February 8, 2014 at 11:00 am at the Kalingrad State Academy of Public Service, located at: г. [Город], ул. [Улица], д. [Дом].

Цель мероприятия

The seminar aims to discuss the current state of tax administration for large taxpayers and to explore the future prospects of this field.

Программа мероприятия

The program will include the following topics: *

Introduction to the current state of tax administration for large taxpayers

Discussion of the challenges and opportunities in the field

Presentation of the future prospects of tax administration for large taxpayers

Условия участия

To confirm your participation, please respond to this invitation by [Дата] to [Адрес электронной почты]. You can also contact us by phone at [Телефон] or by fax at [Факс].

Обратите внимание

Please note that the seminar is free of charge, but registration is required. You will receive a confirmation email with further details after your registration.

Приложение

Please find attached the seminar program and agenda.

Сincerely

[Имя]

Учебный центр "Папка"

Contact Information:

[Адрес электронной почты] [Телефон] [Факс]

Note: This is a sample letter of invitation, you can adjust it according to your needs and the specific details of your event.

Не следует начинать текст ответного письма фразой «На ваше письмо от … № … сообщаем, что …» или: «На ваш запрос от … № … сообщаем, что …», поскольку в бланк письма включен реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», где и следует указывать дату и номер поступившего документа.

Образец письма о сотрудничестве в сфере торговли. Как составить письмо о сотрудничестве между компаниями — образец для скачивания

Письмо о сотрудничестве по сути очень схоже с коммерческим предложением. Оформляется с целью привлечения новых партнеров и нацелено на грамотную продажу своей идеи. Успех документа заключается в знании логики и смысловых компонентов, применяющихся при написании.

Для упрощения процесса оформления в статье ниже предлагаем скачать образец оформления письма о взаимовыгодном сотрудничестве между компаниями.

В каких случаях оформляется письмо о сотрудничестве

В современных условиях рынка письма о сотрудничестве распространены в сфере бизнеса, документ чаще называется коммерческим предложением.

В практической деятельности сочетается несколько элементов деловой переписки: коммерческая оферта, рекламное предложение, предложение об участии в совместных проектах.

Как правило, предприятиями составляется документ, приглашающий другие компании к долгосрочному и взаимовыгодному сотрудничеству между компаниями по поставке товаров, на оказание услуг.

Существует два варианта оформления письма о партнерстве: для текущих контрагентов и потенциальных партнеров.

Кроме этого, письмо о сотрудничестве необходимо при расширении производства, проведения глобальных перемен для привлечения новых инвесторов, заказчиков. Часто для этого приходится объединяться с мощностями другой компании. В таком случае при правильном описании выгоды письмо окажет серьезное впечатление на будущих партнеров.

Грамотно описанное заманчивое предложение напрямую зависит от успеха продаж в перспективе.

Предложения обычно направляются в коммерческих целях, но допускаются и иные сферы его применения:

благотворительность;
развлечения;
социальная;
культура (выставки, концерты).

Деловое письмо является частью деловой переписки, где затронуто один или несколько вопросов.

Как оформить — рекомендации и советы

В содержании могут фигурировать специальные термины, понятные специалистам в той или иной отрасли. Целесообразно оформление проекта письма доверить специалисту, курирующему данное направление на предприятии и имеющем представление об ассортименте товара, преимуществах компании по сравнению с конкурентами, скидках и отсрочках по платежам, перспективных направлениях для партнера. В дальнейшем готовыми формулярами могут воспользоваться другие сотрудники.

Составляя письмо, нужно четко иметь представление о том, что можно предложить другой организации. Иногда предприятиями предлагается работа под видом сотрудничества. Одна сторона сделки исполняет работу, вторая — платит ей вознаграждение. Цели у фирм разные: получение прибыли и продвижение продукта.

В коммерческом предложении первым пунктом сразу делятся обязательства между компаниями. Партнеру необходимо понимать степень ответственности личную, а также партнера.

Структура делового письма определена ГОСТ Р 7.0.97-2016 , где обозначены основные реквизиты (30 наименований), порядок их размещения.

Характер документа рекомендательный. Форма жестко не регламентируется в отличие от бланков строгой отчетности. Но определенной структуры письма стоит придерживаться, это позволит сэкономить время при оформлении, а также верно донести предложение до адресата и получить адекватный ответ.

Пример о взаимовыгодном сотрудничестве между компаниями

В левом углу бланка прописываются реквизиты отправителя, в правом — получателя. По центру листа прописывается обращение по имени и отчеству к руководителю потенциального союзника.

Текстовая часть должна быть минимальной. Лучшим вариантом являются понятные таблицы и графики, общая схема работы. Необходимо выделить основное преимущество при сотрудничестве. Обязательно выделяется пункт про целевую аудиторию, с которой непосредственно планируется работа в будущем.

Примерная текстовая часть письма:

«Предлагаем Вам сотрудничество с ООО «Колыбель» в качестве представителя в Вашем регионе.

Мы гарантируем интересную работу и доход 1 млн.руб в год.

Наше предложение включает в себя краткий обучающий курс со специальной обучающей литературой, помощь продвижения на рынке, индивидуальный подход к клиенту за счет применения акций, персональных скидок.

Лично Вам гарантируем «агентский» процент, приобретение продукции на льготных условиях.

Источник: https://avtonomnaya-gazifikaciya.aystroika.info/novosti/obrazec-pisma-soglasiya-na-zaklyuchenie-dogovora-primernaya-forma-soglasiya-postavshchika

Письмо-подтверждение пример. Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение — это деловое письмо, которым его отправитель подтверждает достижение каких-либо договоренностей со стороной-адресатом письма, а также намерение, получение документации и иные факты, имеющие значение для сторон переписки.

Необходимо ли подтверждение

Как таковое письмо-подтверждение — дань деловому этикету, и его написание не является обязательным. Однако если у стороны возникнет такое желание, отправить письмо-подтверждение ей никто не запретит. Подтверждают обычно имевшие место устные или письменные договоренности, например:

бронирование;
оплату;
намерение о встрече или участии;
получение документов или информации;
заказ;
намерение заключить договор и так далее.

Однако, как мы уже заметили выше, в некоторых случаях в отдельном подтверждении нет необходимости. Например, подтвердить получение документов может уведомление о вручении, полученное отправителем заказного письма или отчет о доставке электронного письма, оплату подтвердит поступление денег на расчетный счет получателя или платежное поручение и т.п.

Письмо-подтверждение может направляться как юридическим лицом другим юрлицам, так и быть частью переписки между физическими лицами или физлицом и юрлицом.

Общие правила составления

На письма-подтверждения распространяются все правила деловой переписки. То есть:

письмо должно быть оформлено на фирменном бланке организации, если организация его использует, или содержать в себе реквизиты, позволяющие однозначно идентифицировать отправителя;
письмо должно содержать в себе описание обстоятельств, ставших поводом к его написанию;
письмо должно быть подписано лицом, которое имеет полномочия вести переписку от имени организации, в случае, если его пишет организация;
письмо не должно содержать ошибок и должно быть написано канцелярским языком.

Структура письма

Форма письма-подтверждения законом не регламентирована. На нашем сайте имеется шаблон письма-подтверждения, которым можно воспользоваться, внеся в него свои данные.

Структура письма содержит следующие обязательные элементы:

реквизиты организации-отправителя (наименование, юридический адрес и телефон, ОГРН, ИНН/КПП);
«шапку», то есть сведения об адресате, расположенные в правом верхнем углу. Физические лица в данном блоке могу разместить и свои данные (ФИО, адрес, при необходимости — паспортные данные, телефон или электронный адрес для связи);
заголовок письма, начинающийся со слова «о…» и отвечающий на вопрос, о чем будет письмо. Например, «О заключении договора», «О предоплате», «О поставке»;
суть письма, включающая в себя ссылку на факт, который подтверждается. «Подтверждаю получение направленных вами актов сверки взаиморасчетов по договорам поставки №№Д-123, Д-125, Д-128 за период с 01 мая 2022 по 01 ноября 2022 года»;
при необходимости — дополнительную информацию, касающуюся данного факта. «Документы будут направлены вам в срок до 01 декабря 2022 года»;
подпись руководителя, должность и расшифровка подписи.

После подписания письму присваивается регистрационный номер, и оно отправляется адресату.

Нужно ли подтверждать получение подтверждения

Безусловно, в некоторых случаях сторона-отправитель захочет получить подтверждение того, что письмо-подтверждение дошло до адресата.

Обмениваться подтверждениями стороны могут до бесконечности, запретить этого им никто не может. Однако более удобными способами, экономящими время и бумагу, будут:

проставление отметки принявшего письмо лица (работника канцелярии) на втором экземпляре письма при личном вручении;
получение уведомления о вручении, когда письмо направлено почтой;
получение отчета о доставке факса или электронного сервера.

Письмо о сотрудничестве с поставщиком. Как написать и оформить письмо

Оформить его несложно, несмотря на то, что единых шаблонов не существует. Они и не требуются, поскольку предложение следует делать каждому партнеру отдельно, учитывая особенности и специфику его деятельности. Чтобы понять, как написать письмо поставщику с предложением о сотрудничестве, необходимо придерживаться основных правил. Пишем кратко и без лишней «воды», поскольку текст призван заинтересовать партнера. Отразить придется только главную информацию о вашей деятельности и преимуществах работы с вашей организацией. Кратко и четко расскажите поставщику:

чем вы выгодно отличаетесь от конкурентов (успехи, достижения, основные проекты);
какие преимущества у поставок продукции вашей компании (оперативность, платежеспособность, долгосрочное сотрудничество);
какую пользу получит компания от сотрудничества с вами (возможность закупать товары крупными партиями, помощь в продвижении продукции на зарубежных рынках и др.).

Для текста не существует стандартов. Основное правило — пишем ясно и грамотно. Лаконичность здесь не менее важна, следует помнить: бизнесмены тратят на прочтение не более 3-5 минут. Если в документе лишняя информация, он полетит в корзину.

Отсюда понятно, что правильный текст следует составить аккуратно и привлекательно:

включить в содержание всего несколько абзацев одинаковой величины;
написать удобочитаемым шрифтом;
для легкого восприятия важные сведения оформить списком или таблицей.

Структура выглядит следующим образом:

Наименования компании-отправителя и компании-получателя.
Заголовок письма.
Содержательная часть о сотрудничестве.
Дата, должность отправителя, подпись с расшифровкой.

Чтобы расположить к себе потенциального заказчика, в начале следует лично обратиться к руководителю компании: «Уважаемый Иван Петрович!», а не сухое указание «на имя директора». Если до этого вы разговаривали по телефону или встречались лично, в начале письма напомните об этом.

В письме точно и кратко расскажите о предлагаемых услугах. Начините с того, что особенно важно клиенту. Расскажите, что вы изучили деятельность компании, и это позволило вам понять, какие совместные проекты станут выгодны для адресата. Перечислите выгоду: «Вам удастся сэкономить на…», «У вас появятся новинки первыми» и т. д.

Внизу укажите адреса, телефоны и реквизиты вашей компании, чтобы с вами связались в любой удобный момент.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что такое оферта, как ее сделать или отозвать . Используйте эти инструкции бесплатно.

Образец

Посмотрите пример письма о сотрудничестве и дополните его спецификой деятельности вашего бизнеса.

В ________________________

Руководителю _____________

__________________________

Предложение о сотрудничестве

Уважаемый Ф.И.О.!

Меня зовут Ф.И.О.. Моя компания _______________ занимается поставкой компьютеров и комплектующих и программного обеспечения с ______года.

За время деятельности мы осуществили поставки более _________клиентам. Среди них ________________.

Мы продаем компьютеры известных мировых брендов _____________ и программное обеспечение всемирно известных компаний _______________.

Сотрудничая с нами, вы получите самое современное и качественное оборудование в короткие сроки. Поставки осуществляем за один день — для товаров со склада и до нескольких дней — для товаров под заказ.

Мы заинтересованы в долгосрочном взаимовыгодном партнерстве и готовы представить Вашему вниманию низкие цены и высокое качество обслуживания.

Буду рад сотрудничать, жду Ваш ответ в ближайшее время.

Если возникнут вопросы, буду рад ответить на них. Мои координаты. _________________________________________________

Руководитель ______________

_______________/___________

М.П.

«__»__________ ____ г.

Образец письма о сотрудничестве с производителем. • Письмо-предложение о сотрудничестве

Председателю Правления
Союза производителей алкогольной продукции
Доброву Д.Е.

Уважаемый Дмитрий Евгеньевич!

Союз производителей алкогольной продукции (CПАП) является ведущим объединением лидеров отрасли отечественной алкогольной промышленности. Вызывает уважение активная деятельность, проводимая Вашей организацией в отношении создания в РФ цивилизованного рынка алкогольной и ликеро-водочной продукции.

Безусловно, забота о качестве и безопасности производимой продукции является одной из приоритетных задач СПАП, а его участники – добросовестные производители, уделяющие большое внимание данным аспектам.

«AIG» – один из крупнейших в мире страховых институтов. Международная компания существует на рынке страхования уже 90 лет и имеет офисы в 160 государствах. Российское подразделение компании работает уже более 15-ти лет.

Письмо с предложением о сотрудничестве: образец. Письмо о сотрудничестве между компаниями: как написать и оформить

Для масштабирования бизнеса нужны новые партнеры. Предложение о сотрудничестве – это возможность представить компанию в выгодном свете и первый шаг к успешным. Рассказываем, как правильно составить письмо для партнерства, показываем образцы писем о сотрудничестве.

Что такое предложение о сотрудничестве

Предложение о сотрудничестве – это обращение к организации, которое содержит приглашение к сотрудничеству, условия работы, рекламу.

Ключевая задача письма – убедить получателя заключить договор, купить товары или услуги. Важно сразу же привлечь внимание потенциальных партнеров и клиентов, ведь они ежедневно получают предложения о сотрудничестве, многие из которых отправляют в корзину непрочитанными.

В каких случаях пишут предложение о сотрудничестве

Письмо-приглашение к партнерству составляют, когда у компании появилась перспектива реализации совместных проектов и она хочет наладить деловые отношения. Иногда такие предложения направляют бывшим партнерам, с которыми предприятие планирует возобновить сотрудничество.

Существует три разновидности предложений о сотрудничестве, в зависимости от бэкграунда отношений между отправителем и получателем:

Холодные – для компаний, которые никогда не сталкивались с предприятием, предлагающем партнерство. Как правило, это шаблонные письма. Их задача – привлечь внимание адресата, заставить его вступить в переписку или уточнить детали предложения.
Теплые – письма адресатам, которые уже заинтересованы в сотрудничестве. Это, например, клиенты, оставившие заявку на сайте. При составлении сообщения учитывают всю информацию о получателе. Задача теплых предложений – продолжить общение с потенциальным партнером: созвониться, встретиться для обсуждения деталей.
Горячие сообщения отправляют партнерам и клиентам, с которыми компания уже обсуждала сотрудничество на встрече или в переписке. Письма в этом случае – способ уточнить и закрепить условия и выгоды партнерства. Горячее сообщение должно быть максимально персонифицировано.

Кто составляет письмо о сотрудничестве

Обычно «скелет» документа разрабатывают маркетологи или секретари, которые знают этику делового общения. Они же могут создавать, где не предусмотрено обращение к конкретному лицу.

Горячие предложения составляют менеджеры по продажам, которые имеют представление о потребностях клиентов и могут их заинтересовать. Часто к работе привлекают технических специалистов, если нужно описать производственные процессы или профессиональные тонкости.

Письмо о сотрудничестве согласовывает руководитель компании. Иногда директор самостоятельно составляет предложения для важных клиентов.

На чье имя отправлять письмо о сотрудничестве

Если предложение адресовано компании, то в качестве получателя указывают имя руководителя, генерального директора или собственника.

Письмо о партнерстве можно адресовать конкретному отделу или подразделению. В этом случае адресатом выступает начальник отдела или подразделения.

Если вы собираетесь отправить предложение физическому лицу, например, индивидуальному предпринимателю, то обращайтесь к нему напрямую.

Структура письма

Оно задает тон письма и располагает получателя к диалогу. В крупных компаниях чаще используют формальный деловой стиль переписки и обезличенное приветствие.

Обратиться к адресату по имени и отчеству допустимо, если вы отправляете письмо конкретному человеку. Можно начать со слов: «Уважаемый Иван Иванович» или «Здравствуйте, Иван». Фамилию указывают только в шапке документа.

Не все организации используют в общении сухой деловой язык. Поэтому приветствие должно быть уместным: в одних случаях – креативным и цепляющим, в других – нейтральным, в третьих – подчеркнуто вежливым.

Заголовок

По заголовку должно быть понятно, о чем письмо, какие выгоды компания предлагает партнерам и клиентам.

Правила создания:

Указывайте четкие факты и цифры: «Дарим подписку на два месяца», «Скидки на корпоративные тарифы от 30%».
Говорите о проблемах клиентов: «От наших пирожных стройнеют», «Надоело выбирать между подтянутым телом и тортиками?».
Используйте списки: «Пять методов высокоэффективных продаж», «Три способа бесплатного привлечения лидов ».
Обращайтесь к целевой аудитории: «Курсы психологического айкидо для менеджеров».

Требований к длине заголовка нет: он может быть длинным, но цепляющим или коротким, но информативным.

Суть предложения

Это основная часть письма. Главное здесь – оффер, который содержит уникальное торговое предложение (УТП). Расскажите, что предлагает компания, какие выгоды получит адресат, за что будет платить. Посмотрите на предложение глазами клиента или партнера и подумайте, почему он должен заключить сделку с вами или купить ваш товар.